Компания берёт контракт, открывает лицевой счёт в казначействе и продолжает работать в привычной 1С. А потом появляется вопрос: как показать расходы именно по этому контракту, включая его долю общих затрат? Если учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии 3.0, ответ часто приходится собирать из обороток, первички и Excel. В 1С:ERP Управление предприятием 2 для этой задачи есть отдельная функциональность.
Для компаний на БП 3.0 мы собираем заявки на пилот расширения для раздельного учёта при казначейском сопровождении. Его задача — связать расходы по контрактам, распределение накладных и подготовку данных для форм 210н внутри Бухгалтерии. Ниже разберём, почему одной отчётной формы для этого недостаточно и чем подход ERP отличается от возможностей БП.
Контракт один, а расходы разбросаны по всей базе
Представим организацию, которая оказывает услуги или выполняет работы. У неё несколько заказчиков, общие сотрудники, аренда, транспорт и закупки. Один из контрактов подлежит казначейскому сопровождению.
С прямыми затратами разобраться обычно проще: материалы купили для конкретных работ, услуги подрядчика относятся к определённому контракту. Но аренда офиса, работа администрации и другие общие расходы не принадлежат одному заказчику целиком. Их долю нужно определить и обосновать.
В обычной оборотке видно, сколько организация потратила всего. Для сопровождения контракта нужен другой ответ: из чего сложились затраты по конкретному контракту и какими документами они подтверждены.
На одном контракте ручная таблица ещё может выручать. Когда контрактов становится несколько, приходится помнить, что уже отнесли на каждый из них, пересчитывать распределение после исправлений и сверять таблицу с базой. Именно эту работу хочется автоматизировать.
Что здесь означает 210н
Речь о приказе Минфина России от 10 декабря 2021 года № 210н, который устанавливает порядок учёта доходов и затрат участников казначейского сопровождения по каждому контракту. Не каждый государственный контракт автоматически означает одинаковый режим сопровождения: сначала нужно определить условия своего договора и применимые требования.
В практической работе полезно разделять три задачи: учёт затрат по контракту, обоснование распределения общих расходов и подготовку требуемых форм. Они связаны, но наличие бланка отчёта ещё не означает, что в базе собраны данные для его заполнения.
Нормативную основу и актуальные изменения можно проверить в разделе документов Федерального казначейства.
Что уже реализовано в 1С:ERP
В конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2» поддержка подтверждения расходов при казначейском сопровождении описана в релизе 2.5.9.106. Это номер версии ERP, а не платформы «1С:Предприятие» и не Бухгалтерии 3.0.
В официальном описании релиза 1С указаны раздельный учёт результатов финансово-хозяйственной деятельности и заполнение следующих форм по приказу 210н:
- расчёт суммы накладных расходов по контракту;
- расходная декларация;
- ресурсная расходная декларация;
- выписка из регистров аналитического учёта.
Если компания уже работает в ERP, стоит сначала изучить штатный механизм и настройки своей версии. Но само обновление программы не заменяет организацию учёта: нужно определить, как относить затраты к контрактам и на каких данных строить распределение.
Почему в Бухгалтерии 3.0 задача выглядит иначе
В мониторинге законодательства 1С по порядку учёта 210н реализация указана для ERP и Комплексной автоматизации. Для «Бухгалтерии предприятия, редакция 3.0», включая КОРП, по этому пункту стоит статус «Не планируется».
Это относится именно к механизму учёта. Отдельные отчётные формы и их поддержка — другой вопрос, который нужно проверять в своём релизе. Не стоит делать из наличия формы вывод, что БП автоматически соберёт расходы по контракту так же, как ERP.
При этом в БП есть обычный бухгалтерский учёт, первичные документы, статьи затрат и аналитика. На их основе можно организовать часть работы. Сложность в том, чтобы связать эти данные в последовательную картину по контракту, обеспечить распределение общих расходов и проверку результата.
Переход на ERP может быть разумным, если компания одновременно перестраивает производство, закупки и управление. Но для организации, которой БП подходит по основным процессам, такой переход ради одной учётной задачи требует отдельного обоснования.
Что нужно собрать до заполнения отчёта
Начинать лучше с повседневного учёта. Например, с трёх вопросов: к какому контракту относится документ, является ли расход прямым или общим и как его проверить после закрытия месяца.
Прямые затраты
Материалы, работы подрядчика и другие затраты должны попадать на соответствующий контракт по понятному правилу. При этом договор с поставщиком и сопровождаемый контракт с заказчиком — разные объекты. Одна закупка может обслуживать несколько контрактов, поэтому одной ссылки на поставщика недостаточно.
Накладные расходы
Для общих затрат нужен обоснованный порядок распределения и данные для его расчёта. Например, если по принятой методике используются прямые затраты как база, программа должна показать исходные суммы и результат. Само наличие расходов на счетах 25 или 26 ещё не определяет, какая их доля относится к конкретному контракту.
Проверка и исправления
Бухгалтеру нужен отчёт, из которого можно перейти к документам и увидеть, откуда взялась сумма. Если исправили поступление или поменяли отнесение затрат, это должно учитываться при повторном расчёте. Иначе отчётность и база постепенно начнут расходиться.
При наличии производства и незавершённых работ дополнительно нужно разбирать движение затрат: что осталось в незавершённом производстве, что вошло в выпуск и что относится к завершённым работам. Такие сценарии стоит описывать отдельно, а не пытаться решить одной общей настройкой.
Какой подход мы предлагаем для БП 3.0
Мы собираем заявки на пилот расширения для раздельного учёта при казначейском сопровождении в 1С:Бухгалтерии 3.0. Планируемый подход — работать с привычной базой и документами, добавив учётную аналитику по контрактам и инструменты проверки затрат.
В фокусе продукта:
- отнесение расходов на сопровождаемые контракты;
- распределение накладных расходов с понятной расшифровкой;
- контроль затрат по контракту до подготовки отчётности;
- подготовка данных для форм 210н.
Сейчас идёт сбор заявок на пилот. Состав функций и поддерживаемые сценарии уточняем по задачам организаций. На странице продукта можно оставить заявку и описать свой учёт: какие контракты исполняете, как собираете затраты и что сейчас приходится делать вручную.
Обмен с Электронным бюджетом — ещё одна часть работы
Раздельный учёт и передача платежей в казначейство решают разные задачи. Учёт помогает собрать и объяснить расходы по контракту. Обмен помогает перенести платёжные документы между системами.
Для второй задачи у нас есть ЭБ Обмен для 1С:Бухгалтерии 3.0 и КА 2.5. О подготовке платёжных поручений, лицевых счетах и реквизитах выгрузки рассказываем в отдельной статье.
Работаете в БП 3.0 и собираете расходы по контрактам вручную?
Оставьте заявку на пилот и расскажите о своей задаче. Это поможет нам уточнить нужные функции расширения.